Voor de reconstructie van de geschiedenis van Steenbergen als vestingstad is het archief van de Raad van State van groot belang. Deze Raad was ten tijde van de Republiek belast met het centrale bestuur van de Generaliteitsgebieden (waaronder Staats-Brabant) en met de zorg voor de Staatse vestingwerken als onderdeel van de zorg voor de defensie van de Republiek. Belangrijke beslissingen over de uitrusting en het onderhoud van de Staatse vestingen werden door de Raad van State genomen, onder eindverantwoordelijkheid van de Staten-Generaal. Inspecteurs van de Raad bezochten regelmatig de Staatse vestingen, waaronder Steenbergen als onderdeel van de inspecties in West-Brabant en in Staats-Vlaanderen met inbegrip van de Staatse Scheldeforten. Daarvan werden veelal uitgebreide verslagen samengesteld die doorgaans als verbalen werden en worden betiteld. De verbalen betreffende Steenbergen beslaan de periode 1628-1794, helaas met enkele hiaten. Van de volgende jaren of perioden zijn geen verbalen aangetroffen: vóór 1628, 1630-1635, 1637-1638, 1640-1641, 1643-1645, 1648, 1650-1654, najaar 1663, najaar 1674, 1747-1748 en 1782.
De frequentie van de inspecties in Steenbergen varieerde in de periode 1628-1794 als volgt:
| Periode | 1 x per jaar | 2 x per jaar | tweejaarlijks |
| 1628-1655 | x | ||
| 1656-1718 | x | ||
| 1719-1749 | x | ||
| 1750-1794 | x |
De voorjaarsinspecties vingen doorgaans aan in de maand maart en de najaarsinspecties in de maand september.
De inspecteurs werden met veel eerbetoon, waaronder kanonschoten, verwelkomd. Bij hun begroeting waren doorgaans aanwezig: de commandeur van de vesting of een waarnemend commanderend officier, andere officieren die er garnizoen hielden, de commies van de vivres en de ammunitiën, vertegenwoordigers van de stedelijke magistraat, de plaatselijke ontvanger van de gemene middelen van consumptie, de predikant van de gereformeerde kerk (soms ook die van Kruisland), de plaatselijke rentmeester van de Nassause Domeinen en andere “landsbedienden”, waartoe de plaatselijke sergeant-majoors (van de stad en van het fort; functies die vanaf november 1748 gecombineerd werden), de provoost-geweldige en de auditeur-militair behoorden. Incidenteel behoorde tot het ontvangstcomité ook de vestingbouwkundig ingenieur (in dienst van de Dienst der Fortificatiën van de Republiek) die bij het onderhoud van de vesting Steenbergen betrokken was. Ongetwijfeld vond de begroeting plaats onder grote publieke belangstelling. Ook bij het vertrek van de inspecteurs werden ereschoten gelost.
Een voorbeeld van een ontvangstcomité is dat in juni 1766. De samenstelling was toen als volgt: Jaques Louis de Baut (waarnemend commanderend officier wegens afwezigheid van commandeur Joseph Falaiseau; De Baut was kapitein in het eerste bataljon van het infanterie-regiment van Jan Carel Smissaert jr.), andere officieren (N.N.) van het garnizoen, luitenant van de artillerie N.N. (verm. Abraham, mogelijk Ernestus) Hasse, luitenant-ingenieur Jean (Johan) de Rambures, een gedeputeerde (N.N.) van de magistraat, de predikanten Petrus Versluys en Albertus de Vulder, Emmericus de Weert als rentmeester van de Nassause Domeinen, ontvanger van de gemene middelen en commies van de magazijnen Jacob Thijssen, de directeur van de Dienst der Fortificatiën, Bernard Jacob de Roy, Jacob van Doeveren als inspecteur-generaal van ’s lands zeewerken en enkele andere functionarissen (“bediendens”) (N.N.) in dienst van de Generaliteit. De inspecteurs werden begroet met zeven kanonschoten (“eereschooten uyt het canon gesalueert”).
De verbalen betreffende Steenbergen bevatten gegevens over:
• De onderhoudsstaat van de vesting, met inbegrip van het fort Henrricus en enkele andere “buitenwerken”, waaronder de Eldersredoute (bij de Zwarte Weel) en de redoute bij de Blauwe Sluis. In de stad werden onder meer geïnspecteerd: de binnen- en de buitenwal, de bolwerken, de gracht, de ravelijnen, de toegangsbruggen, de sluizen, de stadspoorten en de batterijen (opstellingsplaatsen van geschut).
• Noodzakelijk geachte aanpassingen van de vesting.
• De aanbesteding, de kosten en de betaling van het onderhoud en van aanpassingen.
• De staat van het “landsmagazijn”, met name de staat van de aanwezige ammunitie (kogels, lood, kruit e.d.), van de geweren, het geschut en van diverse gereedschappen zoals spaden, schoppen, kruiwagens, hijswerktuigen etc..
• De staat van de gebouwen die eigendom waren van de Generaliteit (“landslogementen”), zoals de woningen van de commandeur, de commies, de sergeant-majoor, de provoost-geweldige, de barakken voor de soldaten, de wachtverblijven, het ammunitiemagazijn (het arsenaal) en de turfschuur. De inspecteurs hadden mandaat om over kleine aanpassingen daarvan waarmee niet meer was gemoeid dan fl. 50 ter plekke beslissingen te nemen.
• De beplanting van de wallen met bomen en struiken.
• De namen en het traktement van diverse functionarissen die in dienst waren van de Generaliteit en door de Raad van State werden betaald.
• De namen en het traktement van de stedelijke chirurgijns en vroedvrouwen.
• De namen van diverse aannemers en ambachtslieden die betrokken waren bij het onderhoud van de vesting.
• De samenstelling van het plaatselijke garnizoen, vaak met bijzonderheden over het aantal militairen dat in de stad, het fort Henricus en de “buitenposten” verbleef met bijzonderheden over de compagnieën en regimenten waaraan zij waren verbonden.
• Verzoeken van de magistraat van de stad aan de Raad van State betreffende het onderhoud van de vesting en de financiering daarvan.
• Verzoeken van burgers, bestemd voor de Raad van State.
• De jaarlijkse verpachtingen van de gemene middelen van consumptie; dit betrof een Generaliteitsbelasting op consumptiegoederen, oorspronkelijk bedoeld om de oorlogskas van de Republiek te voeden. Inspecteurs zagen toe op een ordentelijk verloop van de verpachtingen en noteerden de opbrengsten. Voor een systematisch overzicht van die opbrengsten vormen de verbalen een unieke archiefbron. De verbalen bevatten de naam van de stedelijke ontvanger van de gemene middelen.
Door al deze (en nog diverse andere) gegevens vormen de verbalen een ware goudmijn voor onderzoek van het verleden van Steenbergen als vestingstad in de 17de en 18de eeuw, vooral in samenhang met de resoluties van de Raad van State en met de ingekomen en uitgaande stukken van dit bestuursorgaan. Ze zijn in de geschiedschrijving van deze vesting tot dusver (begin 2016) nog maar nauwelijks geraadpleegd. Verwonderlijk is dit niet:
• Zij vormen met bijna 1900 bladzijden een omvangrijk archiefbestand. Met het bekijken en analyseren daarvan is veel tijd gemoeid.
• Pas sinds enkele jaren is het toegestaan de verbalen te fotograferen.
• Het is anno 2016 aanzienlijk eenvoudiger om vanuit West-Brabant met openbaar vervoer of per auto onderzoek te verrichten in het Nationaal Archief, waar het archief van de Raad van State wordt bewaard, dan bijvoorbeeld in de jaren zeventig van de vorige eeuw toen de stedelijke archivaris Albert Delahaye zijn studie “De vesting Steenbergen” publiceerde, waarin geen enkele verwijzing naar de genoemde verbalen is opgenomen.
• De verbalen zijn in het archief van de Raad van State lastig te vinden, omdat zij zijn gearchiveerd onder de noemer “Verbalen van commissies tot de inspectie van de fortificatiewerken, de troepen, tienden, verpachtingen enz. in Vlaanderen”. Ze kunnen hierdoor gemakkelijk aan de aandacht van onderzoekers ontsnappen.
Tijdens diverse bezoeken aan de studiezaal van het Nationaal Archief in de jaren 2014 en 2015 heb ik alle bewaard gebleven verbalen van de Raad van State betreffende de vesting Steenbergen gefotografeerd ter aanvulling van mijn eigen databestanden over de geschiedenis van Steenbergen maar ook met als doel om dit belangrijke archiefbestand beter toegankelijk te maken voor iedereen die in de geschiedenis van deze vestingstad in de 17de en 18de eeuw is geïnteresseerd. De scans van de verbalen zijn vanwege hun omvang verspreid over vier delen:
• Deel 1: 1628-1684.
• Deel 2: 1685-1706.
• Deel 3: 1707-1737.
• Deel 4: 1738-1794.
Hier en daar laat de kwaliteit van de foto’s te wensen over door verbleekte inkt, door waterschade of door de onmogelijkheid om de betreffende folio’s vanwege de manier waarop de verbalen zijn ingebonden (veelal in uiterst omvangrijke, lastig uitvouwbare boeken) goed in beeld te krijgen. Door de scans in digitale vorm aan te bieden is het mogelijk om ze te vergroten, waardoor de volledige inhoud ervan uiteindelijk redelijk tot goed leesbaar is, ook als de vormgeving beter had gekund.
Op deze plaats blijft een inhoudelijke analyse van de scans achterwege. Volstaan wordt met een loutere reproductie en ordening van de gemaakte foto’s. Helaas zijn de (vele) bijlagen waarnaar in de verbalen wordt verwezen in het archief van de Raad van State niet aangetroffen.
Voor een overzicht van de gefotografeerde verbalen met hun inventarisnummers en de nummers van de bladzijden waarop zij in de genoemde vier scandelen zijn te vinden wordt verwezen naar:
De onderscheiden vier delen zijn als volgt te raadplegen:
Verbalen Steenbergen deel 1 1628-1684
Verbalen Steenbergen deel 2 1685-1707